Kommunikation in Online-Marketing-Projekten: So funktioniert’s

Was oft als selbstverständlich angesehen wird, kann bei knappen Deadlines, komplexen Projektplänen und vielen Beteiligten schnell mal in den Hintergrund rücken: Projektkommunikation. Warum es sich lohnt, genau hierfür immer mal ein paar Minuten Zeit zu investieren, erfahrt ihr hier.

Neulich habe ich nach Feierabend meine Freundin Inga getroffen, die mir völlig aufgelöst erzählt hat, dass sie an einem wichtigen Online-Projekt arbeitet, bei dem gerade vieles schief läuft. Natürlich können sich Gegebenheiten im Laufe eines Projekts unerwartet ändern und die Projektteilnehmer sollten dann flexibel sein, um dennoch ans Ziel zu kommen. Manches ist unplanbar, anderes nicht. Einen entscheidenden Beitrag kann jedoch schon jeder selbst leisten: Kommunizieren. Was Inga mir berichtet hat, möchte ich hier aufgreifen, um daraus ein paar Tipps abzuleiten. Es geht dabei nicht um den Inhalt des Projekts, sondern um eine Art Schablone, die davon unabhängig anwendbar ist.

Projektstart – und jetzt!?

Der Startschuss ist gefallen. Das Online-Projekt wird umgesetzt. Schade, dass Inga erst davon erfuhr, als das Projekt schon lief und man ihr Bescheid sagte, als ihr Teil fällig war. Und zwar innerhalb von drei Tagen. Ihre To-do-Liste war bereits voll und sie ratlos, wie sie das alles schaffen soll.

Was wäre die Alternative? Nun, bestenfalls hätte der Projektleiter sie und die anderen Projektteilnehmer im Rahmen seiner Planung bereits kontaktiert, um ihre Verfügbarkeit und die Umsetzbarkeit der einzelnen Aufgaben abzuklären. Das kostet zwar einen Moment Zeit, sorgt aber auch dafür, dass realistisch geplant wird. Ich persönlich habe auch noch einen nicht ganz augenscheinlichen Nebeneffekt bemerkt: Die Projektteilnehmer nehmen das oft als wertschätzende Geste wahr und fühlen sich ernst genommen. Bezieht man die einzelnen Stakeholder auf die Weise kurz ein, hat nahezu unbemerkt schon ein kleines Stück Projektkommunikation stattgefunden. Daraus lässt sich eine realistische Planung ableiten, die schon ein recht stabiles Fundament ist, um von der Planung in die Umsetzung überzugehen.

Mein Projektplan steht – und jetzt?

Sobald dem Projektleiter klar ist, wer was bis wann zu tun hat, ist wieder der richtige Moment für Projektkommunikation: Als Startschuss für die Umsetzung bietet sich an, die Teilnehmer mit den Basisinfos abzuholen. Handelt es sich um ein wiederkehrendes Online-Projekt mit demselben Ablauf (z.B. monatlicher Newsletter), kann es genügen, eine E-Mail an alle Beteiligten zu schreiben und darauf hinzuweisen, wo alle notwendigen Infos abliegen. Vorausgesetzt, jeder weiss, was er bis wann zu erledigen hat. Das funktioniert natürlich nur, wenn tatsächlich alle Unterlagen vollständig, in der aktuellsten Version, im korrekten Format usw. abgelegt worden sind und jeder Beteiligte auch Zugriff darauf hat. 😉

Handelt es sich um grössere und komplexere Projekte kann ein kurzes Kickoff-Meeting sinnvoll sein. Ich bin kein Fan von der “Wir machen ein Meeting, um ein Meeting zu machen”-Mentalität. Wenn es ein Kickoff-Meeting gibt, sollte das Ziel sein, dass alle das Nötigste erfahren und mit demselben Wissensstand ins Projekt starten.

Projekt läuft – und jetzt?

Wenn jeder weiss, was er bis wann zu tun hat und alles planmässig läuft, wunderbar! Es braucht hier keine Projektkommunikation, um alle Teilnehmer darüber zu informieren, dass alles planmässig läuft – es sei denn der Projektleiter entscheidet sich bewusst dafür, um die Beteiligten zu loben und erneut zu pushen.

Anders sieht’s aus, wenn plötzlich technische Probleme auftreten, Freigaben fehlen oder Deadlines nicht eingehalten werden. In dem Fall sollte der Projektleiter alle Projektmitarbeiter informieren. Dabei lohnt sich Fingerspitzengefühl: Man sollte sich fragen, welche Info relevant für alle Teilnehmer ist. Muss wirklich jeder wissen, wer genau die Deadline verschlafen hat oder ist die Tatsache wichtiger, dass es eine Verzögerung gibt und wann genau das Projekt fortgesetzt wird? Ein Beispiel: Lisa hat ihr Material nicht zum vereinbarten Termin geliefert. Was nun? Der Projektleiter könnte allen Beteiligten schreiben, dass es wegen Lisas Verspätung zu einer zweiwöchigen Verzögerung kommt. Die Nachricht enthält nicht nur den Hinweis auf die Verzögerung, sondern führt auch dazu, dass unbewusst mit der Verzögerung ein Name und ein Gesicht in Verbindung gebracht werden. Ob das gewünscht ist oder ob der Projektleiter Lisas Fauxpas lieber unter vier Augen mit ihr besprechen möchte, sollte er sich vor Versand seiner Nachricht gut überlegen.

Kurzum: Bei Verzögerungen, Änderungen oder gar einem Projektstopp, muss der Projektleiter umgehend alle Beteiligten informieren und dafür sorgen, dass alle Projektpläne und Arbeitsunterlagen auf den aktuellsten Stand gebracht werden.

Warum Projektkommunikation? Ich habe keine Zeit!

Niemand hat Zeit, jeder ist extrem busy und schafft gerade mal so seinen eigenen Anteil am Projekt. Von Gärtchendenken hört man immer wieder. Dass dieses Verhalten eigentlich mehr Zeit kostet, als wenn man über seinen Gartenzaun hinausschaut, fällt oft erst – wenn überhaupt – auf den zweiten Blick auf. Auch hier gab es ein Paradebeispiel aus dem Projekt von Inga: Sie hatte für den Projektleiter das von ihr geforderte Material zusammengestellt. Dabei hat sie auch Kollegen von anderen Standorten involviert. Leider hatte ihr mangels Zeit (!) niemand gesagt, dass das Material in bestimmten Formaten bereitgestellt werden muss. Als Resultat musste sie das gesamte Material erneut prüfen und anpassen, erneut die anderen Zweigstellen involvieren und den Projektleiter bitten, alle Timings anzupassen usw. Eine Vorabinfo hätte hier deutlich Zeit gespart.

Auch hier ist vordergründig, dass das Problem gelöst wird. In einem separaten Schritt kann im kleinen Rahmen besprochen werden, wie die Situation entstanden ist, wobei der Fokus sein sollte, ein Learning zu ziehen und zu verhindern, dass das Problem ein zweites Mal auftaucht. Aus Fehlern lernt man und gerade deshalb gibt es keinen Grund denselben Fehler zweimal zu machen.

Fazit

Ich habe hier bewusst einige Worst-Case-Szenarien kreiert, da ich überzeugt bin, dass man den Best Case besser erkennt, wenn man einmal dem Worst Case in die Augen geschaut hat. Letzterer birgt nach meinem Empfinden unglaubliches Lernpotenzial.

So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Niemand verschenkt gerne Zeit. Und manchmal gilt dasselbe fürs Zeit investieren. Inga habe ich empfohlen, das Projektteam für ein kurzes Meeting einzuberufen und proaktiv darauf hinzuweisen, dass nach ihrem Empfinden zu wenig Projektkommunikation stattfindet. Immerhin gibt es überzeugende Argumente für Projektkommunikation:

1. Weniger Zeitverlust um Unklarheiten zu beseitigen, die man nur hat, weil niemand Zeit hatte, die entsprechenden Infos vorab zu geben.
2. Niedrigere Fehlerquote, da alle auf dem aktuellsten Stand sind und wissen, was sie zu tun haben und wen sie bei Fragen kontaktieren können.
3. Mehr Effizienz, da weniger Zeit verschwendet wird.
4. Das gute Gefühl, etwas sinnvoll, richtig und gerne zu tun.

Es geht nicht darum, eine hochformalisierte Projektkommunikation aufzusetzen und über jedes Detail zu informieren. Es geht vielmehr darum, gezielt, effizient und transparent zu kommunizieren. Und dafür sollte nicht nur der Projektleiter sensibilisiert werden, sondern alle Projektbeteiligten. Er ist zwar der Koordinator und die Person, die den Überblick haben sollte, jedoch ist auch wichtig, dass die einzelnen Projektmitarbeiter sich gegenseitig helfen, informieren und sich an den Projektplan halten. Es ist wie ein Domino-Spiel: Stösst man ein Steinchen um, gibt es eine Kettenreaktion, die alle Steinchen umschmeisst oder zum Wackeln bringt.

Das Projekt von Inga wurde übrigens gestoppt, weil mangels Projektkommunikation ein grosses Chaos entstanden war, das zu Verzögerungen und Fehlern geführt hat. Ein Jahr später startete das Projekt erneut. Mit Inga als Projektleiterin.

Noch mehr spannende Tipps und Tricks zum Thema findet ihr übrigens hier.