Projekt abgeschlossen, und jetzt?

Ist ein Projekt abgeschlossen, neigen viele dazu, es einfach abzuhaken und zum nächsten Projekt über zu gehen. Doch der Blick zurück lohnt sich. Was ist gut gelaufen? Was hätte man besser machen können? Diese Fragen sollten gemeinsam diskutiert werden. Nur so macht man beim nächsten Projekt nicht die gleichen Fehler.

Genau genommen sollten zwei Debriefings stattfinden. Ein internes und eines zusammen mit dem Kunden. Bei beiden Debriefings stehen folgende Fragen im Zetrum:

• Was lief ausgezeichnet?
• Was lief schief?
• Wie geht es das nächste Mal besser?

Nun möchte ich auf das Debriefing mit dem Kunden etwas genauer eingehen. Viele Punkte gelten jedoch für beide Debriefings.

Richtige Vorbereitung

1. Vereinbart einen Termin für das Debriefing.
2. Sammelt erste Daten. Je nachdem wie lange ein Projekt schon abgeschlossen ist, gibt es natürlich mehr oder weniger Daten die ausgewertet werden können.
3. Legt eine Agenda und einen Zeitrahmen fest.
4. Bereitet eine Präsentation vor, damit nichts vergessen geht.

Das externe Debriefing

Zum Einstieg des Debriefings sollte eine Auslegeordnung über die positiven und die negativen Punkte des Projekts gemacht werden. So kommen alle Beteiligten auf den gleichen Stand. Wichtig ist, dass hier keine Schuldzuweisungen gemacht werden. Jeder sollte die Möglichkeit haben, seinen Standpunkt darzulegen. Eine gute Atmosphäre ist wichtig, damit jeder sein Lob oder auch Kritik anbringen kann.

Je nach Projektgrösse lohnt es sich, nach der Einstiegsrunde einzelne Projektphasen genauer anzuschauen. Es kann sein, dass dabei festgestellt wird, dass alles bis auf ein Projektschritt gut gelaufen ist. Eine solche Erkenntnis hilft enorm für Folgeprojekte.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Damit ein Debriefing nachhaltig ist, sollten zum Schluss die „Lessons learned“ festgehalten werden. Was hätte man anders machen können? Wichtig ist, dass diese Punkte schriftlich festgehalten werden. Gerade auch im Hinblick auf ein internes Debriefing. Denn beim Debriefing mit dem Kunden ist selten das ganze Projektteam dabei. Das Dokument sollte im Nachgang des Debriefings für das ganze Team zugänglich gemacht werden.

Das interne Debriefing

Die Planung und der Einstieg laufen gleich ab wie beim externen Debriefing. Auch hier ist eine angenehme Atmosphäre extrem wichtig. Schliesslich wird man auch in Zukunft wieder zusammenarbeiten.

Nach der internen Auslegeordnung lohnt es sich, einen Blick auf das Dokument aus dem Debriefing mit dem Kunden zu werfen. Es könnte sein, dass noch Fragen auftauchen, von Leuten die beim ersten Debriefing nicht dabei waren.

Zum Schluss sollten auch hier wieder die wichtigsten Learnings notiert werden. So kann man jederzeit wieder darauf zurückgreifen und die Informationen sind auch für andere Teammitglieder zugänglich, die zwar nicht an diesem, aber vielleicht an ähnlichen Projekten arbeiten.