Leandra Moser als #Womanofaction, portraitiert by xeit. In unserem Talk verrät die Leiterin HR & Organisationsentwicklung von Pro Juventute wie sich die Rolle des HRs während Corona verändert hat.

Leandra und ich kennen uns bereits seit dem Bachelor-Studium an der Hochschule Luzern, wo wir viele der Kurse gemeinsam gemeistert haben 😊 Beruflich haben wir unterschiedliche Wege eingeschlagen, sind aber stets im Austausch geblieben und lernen immer wieder voneinander.

Leandra hat während dem Corona-Lockdown bei Pro Juventute gestartet. Das Unternehmen befand und befindet sich in einer Umstrukturierung und sie hat die Chance erhalten, vieles zu ändern. Hierfür ist Leandra mit ihrem Know-how die perfekte Kandidatin. Neben der ganzen Umstrukturierung ist das Wohl der Mitarbeitenden immer noch das Wichtigste für Sie, daher versucht sie auch regelmässig in Talks mit Mitarbeitenden herauszufinden, wie die Gefühlsage ist. Leandra ist durch und durch eine Powerfrau, die anpacken kann und daher die perfekte Kandidatin für unsere Serie #Womenofaction.

Wie startest du in den Tag?

Social Media ist am Morgen recht tabu. Ich werde von meiner Tochter zwischen 6:00 und 7:30 Uhr proaktiv… geweckt und es geht darum, sie ready zu machen. Dann um circa 08:30 Uhr startet der Arbeitsalltag. Klassisch: Kaffee, Laptop öffnen, Mails durchchecken. Wenn ich im Home Office bin, lese ich Mails und Nachrichten mit dem Handy auf dem Sofa, bevor ich offiziell starte.

Müsst ihr euch morgens «einchecken» oder wie macht ihr das jetzt mit Home Office?

Wir haben ein Zeiterfassungs-Tool. Da kann man manuell etwas eintragen. Vor Ort «stämpeln» wir noch klassisch. Aber nein, wir haben keine «Eincheck-Meetings».  

Bei uns ist es so, dass wir im Team immer allen kurz «Hallo» schreiben und uns dann auch wieder verabschieden.

Wir haben ja 270 Mitarbeiter, mit Skype wäre es schwieriger. 😊

Was sind unverzichtbare Tools in deinem Alltag? Was ist ein absolutes Must? Ohne was kannst du nicht arbeiten?

Ganz klar ohne MS Teams und SharePoint geht gar nichts. Und LinkedIn brauche ich auch fast täglich.

Braucht ihr Teams nur für Calls oder auch für sonstige Sachen, zum Beispiel fürs ganze Projektmanagement?

Wir machen mit Teams alles. Alle Dokumente werden da hochgeladen, wir haben Teams-Arbeitsgruppen, Teams Chats und Kanäle. Wir brauchen den Planner, To-Do Liste usw., wir brauchen es wirklich für alles.

Wie sieht es mit Mails aus?

Mails schrieben wir nur mit externen.

Habt ihr dies wegen Corona geändert oder war es schon vorher so?

Ich bin halt erst seit Februar dabei, aber Corona hat einen grossen digitalen Boost gegeben. Vorher war noch nicht alle Teams Funktionen verfügbar. Die Organisation hat alles extrem schnell umgestellt.
Gestern hatten wir unser Team Meeting, wir sind zusammen Mittagessen gegangen. Wir wollten anschliessend noch etwas länger dortbleiben, es hatte aber niemand den Laptop dabei. Dann sind wir mit dem Handy schnell auf den Planner gegangen und haben geschaut, was sind die Tasks, was steht an. Man braucht sonst nichts und das gibt einem sehr viel Flexibilität.

Sonstige Projektprogramme braucht ihr nicht? Zum Beispiel Asana

Ich persönlich nicht.

Wie geht ihr mit LinkedIn um, sucht ihr dort nach Kandidaten?

Ja, wir suchen da auch nach Kandidaten und schauen auch, was alles grad aktuell ist in der Branche. Wir sind nicht so aktiv mit kostenpflichtigen Job-Inseraten, weil die auch relativ teuer sind. Aber ich schaue schon immer, was für Profile vorhanden sind.

Wie wichtig ist Social Media in deinem Job?

Vom Job her hat Social Media keine sooo grosse Wichtigkeit. Instagram machen wir als Pro Juventute mehr thematisch, mit Themen rund ums Unternehmen. Also Instagram wird nicht für die Arbeitnehmer-Suche genutzt. Und Facebook ist auch nicht sehr relevant.

Wie sieht es mit Xing aus? Nutzt ihr das noch?

Nein, gar nicht mehr. Denn es ist auch eine Budgetfrage, damit man einigermassen etwas machen kann, muss man sehr viel Geld in die Hand nehmen. Für uns gibt es aktuell keinen Vorteil. Aktuell bin ich das Team am Umstrukturieren, damit ich mehr Power bekomme im ganzen Recruiting sowie Employer Branding-Bereich. Bis jetzt war dies sehr operativ und administrativ ausgerichtet. Vielleicht kann man Xing dann später mit mehr Manpower nutzen.

Laut unserem Digital Monitor sind Bewertungen sehr wichtig, macht ihr etwas, um auf kununu attraktiv zu sein? Pushen? Monitoring?

Wir sind aktiv, im Sinne von wir kommentieren, wenn wir eine Bewertung bekommen. Aber weil wir kein Employer Branding-Profil auf Xing haben können, machen wir nichts Andres als einfach zu kommentieren. Aber das machen wir konsequent.
Ich werde in Bewerbungsgesprächen und in Kennenlernrunden immer wieder auf Kommentare bei kununu angesprochen. Weil sie sich nicht sicher gewesen sind, was dort los ist. Es hat bei Kandidaten schon eine gewisse Relevanz. Aber viele merken an den Texten schon, wo jemand frustriert ist.  Was ich schade finde, ist, dass man eher eine Bewertung abgibt, wenn man negative Erfahrungen gemacht hat, als bei positiven Erlebnissen, aber das ist ja bei Hotels und Restaurants sehr ähnlich.
In den letzten paar Monaten habe ich sehr viele gute Rückmeldungen zum Bewerbungsprozess erhalten. Da habe ich auch gedacht, wir sollten in diesem Bereich aktiver werden und die Kandidaten proaktiv zum Bewerten einladen. Aber das machen wir einfach aktuell noch zu wenig.

Und wenn jemand das Unternehmen verlässt und ihr ein gutes Verhältnis hattet, fordert ihr diesen Mitarbeitenden nicht auf, eine Bewertung abzugeben?

Nein, noch nicht systematisch.

Wie hat sich deiner Meinung nach die HR-Branche in den letzten Jahren entwickelt? Ist es immer noch so wie früher, Bewerbung schreiben und schicken, unterschreiben, Post versenden. Was sind die grossen Veränderungen in den letzten paaren Jahren?

Es kommt sehr drauf an, ob man in Grossunternehmen oder in KMUs ist.
Grosse Konzerne haben wahnsinnige Fortschritte gemacht. Insbesondere durch die Digitalisierung und Automatisierung.

Die KMU-Welt ist eine ganz andere HR-Welt, weil man 1-2 Leute hat und nicht das ganze HR-Spektrum wie Employer Branding, Recruiting, Personalentwicklung, Lohn etc. abdecken kann. Deshalb sind da die Fortschritte noch nicht so gross.

Die Digitalisierung hat aber in allen Bereichen enorm an Wichtigkeit sowie Bedeutung gewonnen. Corona hat hierzu natürlich auch viel beigetragen. So können nun auch Dokumente digital unterschrieben werden, nur als Beispiel.

Welche Online Trends werden die HR-Branche beeinflussen?

Ich denke das ganze remote Homeoffice ist ein wichtiger Trend. Dass die ganzen Prozesse digitalisiert werden. Hierzu gehören im HR die Cloud-basierte Software. In der KMU-Welt dagegen ist vieles noch manuell und analog. Weil Softwarelösungen auch viel kosten. Da wird es aber sicher in den nächsten Jahren noch einiges gehen.

Künstliche Intelligenz, ist dies schon ein Thema bei euch? Oder generell in der HR-Branche?

Ich glaube bei den grösseren Firmen ist das schon ein Thema, aber auch bei uns oder KMUs glaube ich, haben wir zuerst andere Aufgaben zu erfüllen, bevor wir über künstliche Intelligenz nachdenken können.
Wir sind schon froh, wenn wir unsere Formulare nicht mehr auf Word haben, sondern eingebettet im SharePoint. Das ist unser Stand. künstliche Intelligenz ist bei uns noch sehr, sehr weiter weg.

Motivationsschreiben: Ist dies noch aktuell oder gehört es zum «alten Bewerbungsprozess»?

Wir haben es nicht als Pflichtfeld. Man muss also kein Motivationsschreiben hochladen.  Aber die Idee von mir ist es, dass beim Ausbau der Karriereseite ganz klar sein soll, dass wenn man ein Motivationsschreiben einsendet, die Bewerbenden vermerken sollen, weshalb sie genau diese Stelle möchten. Wenn man liest, wieso jemand zur Firma will, welche Ziele und Fähigkeiten er dazu beitragen kann, finde ich es spannend. Aber wenn wir ehrlich sind – wir schauen auf den CV, das ist das Hauptdokument.

Nur CV oder auch Social Check?

Nein, wir machen keinen Social Check. Es ist rechtlich auch heikel, Kandidaten zu googlen.

Alles dreht sich um Video: erhaltet ihr viele Bewerbungen mit Video?

Ich habe jetzt und vorher beim alten Arbeitgeber noch nie Videobewerbungen bekommen. Das finde ich schade, manche Kandidaten würden sich im Video sehr gut machen, gerade wenn der CV nicht so optimal ist.

Ist es auch eine Altersfrage? Wir haben für Praktikums- oder Traineestellen auch schon Videos erhalten.

In diesem Bereich rekrutieren wir nicht so viel, wir haben keine oder nicht viele Praktikums-Stellen. Ich denke, das muss man wohl explizit als Unternehmen fordern. Es ist schon einfacher, ein CV und ein Motivationsschreiben einzusenden und nicht noch ein Video zu produzieren. Zudem haben auch viele noch Angst vor der ganzen Technik.

Wie hat sich die Rolle des HRs in Corona-Zeiten verändert? Das HR ist für mich auch immer der Ort, wo man immer hin gehen kann, wenn einem etwas am Herzen liegt etc. Das ist ja heute nicht mehr so der Fall. Man kann nicht mehr so spontan ein Gespräch führen, Corona lässt grüssen. Wie hat sich das verändert? Die Leute haben ja auch eine andere Stimmung, je nach Typ sind einige mit der Pandemie sogar sehr emotional geworden.

Es ist eine Challenge. Wenn Leute vor Ort sind, bekommt man viel mit. Das ist echt schwierig, dass man aktuell so per se die Organisation nicht mehr so spürst. Auch wenn Neuerungen kommuniziert werden vom HR, dann macht man das über MS Teams, es hören zwar alle 200 Mitarbeiter zu, aber man hat 0 Reaktion. Man muss viel proaktiver auf die Leute zugehen. Auch aktiv auf einen Kaffee einladen, nach Rückmeldungen fragen oder nachfragen, wie es geht, wie hast du es aufgenommen, was ist angekommen. Man muss proaktiver auf die Leute zugehen. Das ist nicht immer HR like.
Einige HR-Leute sind eher zurückhaltend und nicht so proaktiv. Es ist eher so: Ich bin da, wenn man mich braucht und sonst nicht. Es ist schwieriger geworden, informelle Sachen oder Stimmungen zu spüren.

Ein Tag ohne … (FB, Insta usw.). Auf welches Tool kannst du auf keinen Fall verzichten?

Im Arbeitsalltag funktioniert wie erwähnt ohne MS  Teams gar nichts mehr – ich wäre von Projekten abgeschnitten. Da wäre die Kommunikation recht schwierig. Ich habe keine Telefonnummer, keine Handynummer von jemanden. Es ist alles auf Teams, es gibt keine Firmen- oder WhatsApp Chats, keine Gruppen. Über WhatsApp machen wir gar nichts.

Privat einen Tag ohne Instagram. Wenn ich mal einen Slot von 5-10 Minuten habe, dann geht’s auf Instagram. Ich habe vor 4 Wochen TikTok wieder von meinem Handy entfernt. Das ist echt schlimm gewesen. Ich habe bemerkt, wenn ich während Pausen schnell auf TikTok  war, habe ich sehr viel Zeit «verblödelt». Das ist eine solche Sucht geworden. Und jetzt habe ich es gelöscht und es geht mir so viel besser 😊

Von Instagram kann ich mich nicht trennen, jedoch ist das Suchtpotential kleiner.
Wobei ich auf TikTok schon sehr geschätzt habe, dass es viel echter ist. Es ist eine wohlwollendere Community, sehr viel positiver. Auf Instagram hat man schon mehr Schein.
Die Rezeptideen von TikTok vermisse ich. Wenn es nur die gäbe oder man das filtern könnte, wäre es super.

Fragen aus dem Publikum, anlässlich der Interview Durchführung auf Clubhouse.

Welchen Einfluss hat(te) Corona auf die Organisation und auf Beziehungen innerhalb der Organisation? Hast du Tipps oder hast du gemerkt, was sich verändert hat und wieso?

Grundsätzlich hat die Kommunikation gut funktioniert, weil man schnell auf Teams umgestiegen ist. Weil man sich schnell orientieren konnte. Was wir extrem gemerkt haben, ist, dass die Zugehörigkeit und Verbundenheit mit der Organisation sehr gelitten hat. Pro Juventute hat stark von After Work-Veranstaltungen und gemeinsamen Mittagessen gelebt, es war sehr sozial im Sinne von gesellschaftlich. Als das weggebrochen ist oder nicht mehr machbar gewesen ist, hat sich das Commitment der Mitarbeitenden gegenüber dem Arbeitgeber reduziert.

Es ist einfacher gewesen, Kündigung einzureichen, weil die Verbundenheit nicht mehr da war und der Job nicht mehr im Vordergrund stand.

Wir haben viel versucht: zum Beispiel virtuelle Kaffees in der Woche, jedoch war dies nicht so erfolgreich. Auch in den Teams selber haben die Führungsleute versucht, online Apéros zu organisieren. Gefruchtet hat das nicht wirklich.

Ist einfach nicht das Gleiche, wenn man sich in einer Gruppe trifft, aber alle zuhause vorm Laptop sitzen.

Tipps wie man in der rein virtuellen Welt eine Team Zugehörigkeit haben kann, habe ich auch nicht.