Einsatz von Chatbots im Human Ressource

Schon Mal von einem Chatbot gehört? Fangen wir erst einmal mit der sprachlichen Definition an. Der Begriff kommt aus dem Englischen und setzt sich aus den Wörtern plaudern oder schwatzen (=Chat) und der Abkürzung für Roboter (=Bot) zusammen. Wir haben es hier also mit der künstlichen Intelligenz, oder wenn wir schon beim Englischen sind, Artificial Intelligence zu tun.

Zum Einsatz kommen kann ein Chatbot vor allem bei Routinetätigkeiten, welche in der Bearbeitung durch Menschen zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde. Ein smarter Assistent also. Mittels Sprache und Chat kann ein Nutzer einen Dialog beginnen. Der Chatbot erkennt durch den verwendeten Algorithmus die Intention der Person und führt sie dann entsprechend zum Ziel. Klingt logisch und einfach, aber wo macht der Einsatz Sinn und worauf muss geachtet werden?

Wie können Chatbots im Human Ressource (HR) eingesetzt werden?

Recruiting

Vom Bewerbungsprozess bis hin zum ersten Arbeitstag können Chatbots bei vielen Arbeitsschritten unterstützen und so die Prozesse im (online) Recruiting beschleunigen. Beispielsweise können die ersten Fragen wie Jobinteressen oder Berufserfahrungen bei der Kontaktaufnahme mit einem Unternehmen durch Chatbots beantwortet werden. Auch kann der Status der Bewerbung durch den Bewerbenden regelmässig abgefragt werden. Kommt es zur Einstellung, kann ein Chatbot für ein strukturiertes Onboarding sorgen. Er kann zum Beispiel bei den Systemeinstellungen helfen, mit Verlinkung aufzeigen wo was zu finde ist und die ersten wichtigen Fragen beantworten, die neue Mitarbeiter in den ersten Wochen haben könnten.

On the Job

Bei repetitiven Aufgaben, wie z.B. Reisekostenabrechnung, Räume buchen oder Urlaubsanträge kann ein Chatbot dabei helfen, die richtigen Formulare oder Seiten zu finden und diese korrekt auszufüllen. So können Prozesse standardisiert und einheitliche Strukturen etabliert werden. Aber auch Fragen, die regelmässig von Mitarbeitern gestellt werden, wie z.B. in Bezug auf Compliance bei Kundengeschenken oder Geschäftsessen, kann ein Chatbot auf die entsprechenden Richtlinien des Unternehmens hinweisen.

Mitarbeiterbindung

Ein Chatbot kann aber nicht nur passiv für die Beantwortung von Fragen eingesetzt werden, sondern auch aktiv zur Bindung der Mitarbeiter beitragen. Passend zu der Position können Weiterbildungsmöglichkeiten empfohlen werden oder sogar Karrieremöglichkeiten innerhalb des Unternehmens aufgezeigt und Stellenangebote vorgeschlagen werden.

Was sind also die Vorteile von Chatbots im HR?

Prozesse können durch ein Chatbot beschleunigt werden, indem sich das HR nicht mehr um standardisierte Prozesse kümmern muss und sich stattdessen auf arbeitsintensivere Themen wie beispielsweise Digitalisierung, Leadership, Talent-Management oder Employer Branding fokussieren kann. Ausserdem können Fragen durch ein Chatbot rund um die Uhr beantwortet werden und Bewerbungen zu jeder Zeit stattfinden.

Wo liegen die Herausforderungen?

Je nachdem wo der Chatbot eingesetzt wird, sind auch dieser Form des Dialoges Grenzen gesetzt. Zwar kann bei Bewerbungsprozessen die Arbeit der Personalabteilung erleichtert werden, allerdings muss man sich auf die “Beurteilungsfähigkeit” des Chatsbots verlassen können. Ein solches E-Recruiting muss somit sorgfältig programmiert und ausführlich getestet werden. Das kostet Geld und Zeit. Ein Unternehmen muss sich also Gedanken darüber machen, ob sich dieser Aufwand langfristig lohnt. Ausserdem zählen bei Kandidaten schon längst nicht mehr nur die beruflichen Qualitäten, sondern die Softskills werden immer wichtiger. Auch hier muss abgewogen werden, welche Teile eines Prozesses von einem Chatbot übernommen werden sollen und welche von der Personalabteilung.

Was bedeutet das nun für Unternehmen?

In einer Zeit, in der ein Grossteil der Kommunikation zwischen Menschen über Chatfunktionen wie WhatsApp oder Messenger laufen, können Chatbots eine interessante und anregende Möglichkeit für Unternehmen und deren Mitarbeiter bieten. Austausch mit dem HR kann so weiter gefördert und Fehler aufgrund von Nichteinholen von Informationen vermieden werden. Chatbots müssen jedoch von Beginn an strategisch korrekt aufgestellt und langfristig geplant werden. Nur so kann das System eine effiziente und vor allem unterstützende Funktion für das Unternehmen einnehmen.

Ein weitaus wichtigerer Punkt ist jedoch die Akzeptanz der User. Beim Einsatz eines Chatbots muss sich ein Unternehmen immer bewusst sein, dass dieser als Teil der Kommunikationsstrategie gesehen und vor allem von den Mitarbeitern als positive Ergänzung wahrgenommen wird. Möchten Mitarbeiter mit einem Roboter kommunizieren? Oder ist der erste Kontakt mit einem Unternehmen für potenzielle Mitarbeiter über einen Chatbot angenehm? Denn letzten Endes ist ein Chatbot ein Roboter und kein Ersatz für die Menschlichkeit.

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