E-Mail-Knigge – Anleitung für die perfekte elektronische Korrespondenz

Nein, das E-Mail ist ganz und gar keine neue Erfindung. Es ist ein längst etabliertes und nach wie vor sehr bewährtes Kommunikationsmittel, sowohl für die informelle als auch die formelle Kommunikation. Viele pflegen mittlerweile aber einen eher lockeren Umgang mit der E-Mail-Korrespondenz, so wie wir ihn vom Chatten kennen. Doch gerade im Fall des formellen und professionellen Schriftverkehrs und im E-Mail-Marketing gilt es, sich an einige Regeln zu halten. Denn letztendlich ist das E-Mail nur die moderne Form des Briefes und dass es fürs Briefe schreiben Regeln gibt, ist bekannt. Höchste Zeit also, einen Blick auf die E-Mail-Schreibknigge zu werfen.

Der Betreff

Damit beginnt in der Regel die Korrespondenz, er ist als Briefkopf zu verstehen. Da soll kurz und kompakt ausgedrückt werden, worum es im Brief geht, bzw. wie der Empfänger die Nachricht thematisch einordnen kann.

Die korrekte Anrede im E-Mail

Sehr geehrte/r, Liebe/r, Grüezi, Guten Tag … Es gibt im E-Mail viele Möglichkeiten zur Begrüssung. Standardmässig schreibt man in einem formellen Brief «Sehr geehrte/r Frau/Herr XY». Das ist natürlich sehr höflich, allerdings auch etwas veraltet. In der Schweiz kann man die Nachricht getrost mit «Grüezi» eröffnen, auch «Guten Tag» oder «Liebe/r» ist eine Variante. Letzteres sollte aber nicht zu inflationär verwendet werden und eher im Falle, dass man den Empfänger duzt.

Eine wichtige Regel in der Schweiz: Nach der Anrede folgt kein Punkt und auch kein Komma, das Folgewort im neuen Absatz wird grossgeschrieben – das gilt sowohl für Briefe als auch für E-Mails. Das Komma nach der Anrede macht man allerdings in Deutschland. Wer ein Mail dorthin schickt, ist gut beraten, sich den dort geltenden Regeln anzupassen und also die Anrede mit einem Komma abzuschliessen und die Nachricht mit einem Kleinbuchstaben zu beginnen.

Inhalt des Hauptteils

Geschäftsbriefe sind grundsätzlich eher kurz, mehr als eine Seite umfassen sie selten. Auch fürs E-Mail gilt: keep it short. So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Der Stil ist etwas lockerer als in einem Brief, aber immer freundlich. Emoticons oder Ähnliches sollte man nicht verwenden. Beim Schreiben immer darauf achten, dass man sich klar ausdrückt und keine zweideutigen Interpretationen zulässt. Schnell kann so etwas falsch verstanden werden und es entstehen Probleme, wo eigentlich gar keine sind.

Struktur des Hauptteils

Pro E-Mail sollte jeweils nur ein Thema abgehandelt werden, und zwar jenes, das im Betreff angekündigt wurde. Dies ist nicht nur wichtig fürs Verständnis, sondern auch für die Archivierung. Bei sehr viel Text kann es sich lohnen, mit Zwischentiteln oder Aufzählungen zu arbeiten – ganz so, als würde man einen Online-Text veröffentlichen.

Abschluss

Freundliche Grüsse, beste Grüsse, liebe Grüsse, viele Grüsse … die Varianten sind vielseitig. Verzichten sollte man hingegen auf Adjektive wie sonnige, lustige, weihnächtliche in Kombination mit einem Gruss. Das kann – je nach Kontext – etwas lächerlich und aufgesetzt wirken.

Vorsicht auch bei Floskeln wie «Vielen Dank für Ihr Feedback», «Ich bin gespannt auf Ihre Antwort» usw. Dabei schwingt immer die Aufforderung mit, dass man also ja nicht lange warten möchte auf die Rückmeldung. Wenn es die Situation oder die Kontaktperson (zum Beispiel vertrautes Verhältnis) zulässt, geht das aber durchaus.

Gerade wenn man jemandem ein E-Mail schreibt, den man noch nicht kennt, sollte man die Signatur einfügen, die mindestens den Namen und die Kontaktdaten enthält. Die Signatur kommt einer persönlichen Unterschrift gleich.

Grundsatztipp 1: korrekte Rechtschreibung, bitte!

Das ist natürlich das A und O. Vor dem Abschicken also besser nochmals durchlesen und das Korrekturprogramm verwenden. Nichts ist unseriöser als ein schlampig verfasstes E-Mail. Dazu gehören eben auch viele Schreib- und Orthografiefehler. Eine korrekt verfasste Nachricht hat schliesslich auch etwas mit Wertschätzung zu tun. Ganz wichtig: Personennamen und Firmennamen richtig schreiben.

Grundsatztipp 2: keine zu umfangreichen Attachments

Grosse Attachments verzögern die Ladezeit. Deshalb bei sehr umfangreichen Dokumenten oder Dateien entweder eine ZIP-Datei (komprimiert) mitsenden oder die Daten zum Download auf WeTransfer anbieten.

Das E-Mail, zum Beispiel in Form eines Newsletters, ist übrigens auch nach wie vor ein gutes und beliebtes Online-Marketing-Instrument. Und wir kennen uns bestens damit aus. Kontaktieren Sie uns unverbindlich.