Wichtige Punkte bei der digitalen Archivierung

Dank den heutigen Online Archivierungsmöglichkeiten sind staubige Aktenschränke Vergangenheit. Relevante Daten sind nicht mehr tief im Keller vergraben, sondern nur einen Mausklick entfernt. Es gibt jedoch auch bei der digitalen Archivierung Stolpersteine, welche mit sauberen Dokument-Management-Systemen umgangen werden können.

Ich erinnere mich noch, als ob es gestern gewesen wäre: Für eine umfangreiche Archivierungsaktion habe ich in einem ehemaligen Geschäft einmal wochenlang Zeit im „Archiv des Grauens“ (wie wir es salopp nannten) zugebracht. Falsch eingeordnete Dossiers führten zu tagelangen Suchaktionen. Und oft zu viel Frust. Gottseidank muss dies heute nicht mehr sein.

Ablagepflicht

Ein (bereits etwas älterer) Artikel in Computerworld zeigt jedoch auf, dass viele in Schweizer Unternehmen beschäftigte Personen die rechtlichen Grundlagen gar nicht kennen, was die Archivierung angeht. Geregelt sind diese im Schweizerischen Obligationenrecht und der Geschäftsbücherverordnung. Die Übersicht zu behalten, welche Dokumente wie lange und in welcher Form aufzubewahren sind, ist für Laien nicht ganz einfach. Mehr Infos dazu erhält man beispielsweise bei professionellen Online-Archivierungs-Anbietern.

Worauf bei der digitalen Archivierung zu achten ist

Die nicht gesetzeskonforme Ablage von Dokumenten kann verschiedenste Auswirkungen haben. Arbeitsrechtlich betrachtet kann es Probleme geben, wenn in einem Streitfall mit einem Angestellten nicht alle Dokumente greifbar sind. Für die Gültigkeit der Dokumente vor Gericht müssen gewisse Richtlinien eingehalten werden – verzerrte Scans mit schlechter Lesbarkeit werden beispielweise oft nicht akzeptiert.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für E-Mails ist heutzutage 10 Jahre. Wer also eine Archivierungslösung auswählt, tut sich gut daran, auch diese Zukunftsperspektive im Auge zu behalten. Überhaupt sollte die Archivierungsregelung Gesamt-Bestandteil der Unternehmensstrategie sein.

Welche Archivierungssysteme nutzt ihr?

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