Kommunikations- und Meetingtools im Vergleich

Die meisten von uns haben ihre Arbeit nach Hause ins Home-Office verlegt. Jedoch taucht hier schnell die Frage auf, wie dennoch Meetings stattfinden sollen. Es gibt viele Tools, welche eine digitale Kommunikation vereinfachen, doch welches Tool für die interne Kommunikation ist das Beste? In diesem Artikel werden 8 gängige Tools anhand der Kriterien Preis und Funktionalität miteinander verglichen.

In der Analyse wurden diese 8 Tools verglichen. Folgende Kriterien haben als Untersuchungsmassstab gedient:

• Teilnahmebedingung: Host und Teilnehmer
• Kosten: Preis
• Technik: Anzahl Teilnehmer, multiple Meetings Teilnahme über Telefonnummer, Bildschirmübertragbarkeit
• Projektmanagement: Kalendereinladung
• Cloud: Aufzeichnungsmöglichkeit

Alles eine Frage des Preises

Einer der teuersten, aber auch umfangreichsten Tools stellt das GoToWebinar dar. Hier kostet das günstigste Abonnement USD 109.- Das Tool ist jedoch vielfältig, denn mit GoToWebinar kann, wie es der Name bereits sagt, ein eigenes Webinar erstellt werden. Es eignet sich mehr für Grosskonzerne, welche häufig Schulungen anbieten. Denn für einen Webinar kann ein eigener Kanal erstellt werden und sogar mehrere Aufzeichnungen dort gespeichert werden, welche nachträglich angesehen werden können. Nach einem Webinar kann der Host die Besucher-Daten sogar mit einem Bericht auswerten lassen.

Bei KMUs, welche oft nur ein kleines «günstiges» Meeting Tool benötigen, eignen sich folgende Tools: GoToMeeting, Microsoft Teams (Skype for Business) oder Bluejeans. Die 3 Tools befinden sich in der «mittleren Preisklasse». Hier kostet das günstigste Abo zwischen CHF 10.- bis 15.- pro Monat. Wer noch günstigere Produkte sucht, der kann Jitsi, Google Hangouts, Zoom oder Webex nutzen. Allerdings ist in den Free-Versionen entweder die Anzahl User eingeschränkt (bspw. Google Hangouts max. 15 Video-User pro Sitzung) oder die Länge Sitzungsdauer (bspw. Zoom max. 40 min pro Gruppensitzung) begrenzt. Bei den Paid Tools kann zusätzlich noch das Meeting aufgenommen und in einer Cloud gespeichert werden. Der Durchschnitt an Anzahl Teilnehmer liegt bei allen Tools bei 100-150 Teilnehmer pro Call. Ausser bei Bluejeans. Hier können mit dem günstigsten Abonnement nur 50 Personen teilnehmen.

Aufgeteilt nach Abo-Preise:

Schnelle und einfache Meetings

Oft spielt nicht nur der Preis eine Rolle, sondern auch die Flexibilität des Tools: wie schnell und unkompliziert kann ein online Meeting aufgestellt werden. Dabei sollte sowohl das Einrichten (auf der Seite des Hosts), aber auch die Teilnahme (auf der Seite der Teilnehmer) mit geringem Aufwand machbar sein.

Auf der Host-Seite eignet sich vor allem das Tool Jitsi, denn hier braucht man weder ein Account noch muss eine Software heruntergeladen werden. Mit den Tools GoToMeeting, Zoom, BlueJeans und Webex können ebenfalls einfache Meetings eingerichtet werden. Hier müsste lediglich ein Konto eingerichtet werden und ein Call errichtet werden. Danach kann über einen Sharing-Link die Teilnehmer hinzugefügt werden. Bei Google Hangouts muss zwar keine Software heruntergeladen werden, dafür jedoch muss der Host als auch die Teilnehmer eine Gmail-Adresse haben.

Die mühsamsten Tools der ersten Einrichtung sind Microsoft Teams und GoToWebinar. Neben einem Software-Download muss hier auch ein Account erstellt werden. Bei GoToWebinar muss sogar ein Webinar-Kanal erstellt werden. Anschliessend muss wie bei den anderen Tools auch der Call eingerichtet werden.

Aufgeteilt nach der Einfachheit der Teilnahme (Host-Seite, 1=leicht, 3=aufwendig)

Auf der Seite des Teilnehmers eignen sich die Tools Microsoft Teams und Google Hangouts nicht für schnelle Meetings. Denn die Teilnehmer können nur am Call teilnehmen, wenn sie ein Microsoft Teams Account bzw. eine Gmail Adresse besitzen. Zusätzlich muss bei Microsoft Teams noch die Software heruntergeladen werden, was ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt. Ein Account zu erstellen, erweist sich als mühsam, da hier der Prozess längere Zeit in Anspruch nimmt. Vor allem dann, wenn Unternehmensexterne (ohne ein Benutzerkonto) am Gespräch teilnehmen möchten, kann ein Account zu einer Hürde werden. Dahingegen kann mit den Tools GoToMeeting, GoToWebinar, Zoom und Bluejeans ein Link versendet werden und jeder (ob mit oder ohne Account) kann am Gespräch teilnehmen. Bei diesen Tools ist das einzige Hindernis der Software Download. Wer am Call teilnehmen möchte, muss die jeweilige Software auf seinem Gerät besitzen. Danach kann mit dem Meeting-Link der Call gestartet werden.

Jitsi und Webex sind auf der Teilnehmer-Seite die flexibelsten Tools. Denn die Teilnehmer können ganz leicht nur mit dem Meeting-Link am Call teilnehmen. Dabei muss weder ein Account erstellt noch eine Software heruntergeladen werden.

Aufgeteilt nach der Einfachheit der Teilnahme (Teilnehmer-Seite, 1=leicht, 3=aufwendig)

Es hat sich herausgestellt, dass die Basic-Funktionen wie beispielsweise Video-Call, Bildschirmübertragung, ein Plugin in den Kalender oder Anruf per Telefonnummer bei allen Tools enthalten sind. Der grösste Unterschied liegt im Preis und in der Flexibilität der Tools. Es ist immer die Frage des Budgets und des Zeitaufwandes, welches ein Unternehmen für das Tool einsetzen möchte. Unternehmen, welche ein geschlossenes Tool benötigen, wobei nur User teilnehmen können, welche mit dem Host verknüpft sind (also Teilnahme nur mit einem Account), dem empfehle ich Microsoft Teams zu verwenden. Wer preissensitiv ist und nur nach einer günstigen Lösung sucht, dem nützt sicherlich Google Hangouts, Jitsi, Zoom oder Webex.

Zusammengefasst kann somit gesagt werden, dass DAS beste Tool nicht existiert, sondern je nach Bedürfnis des Unternehmers unterschiedliche Tools sich eignen.

Seid auch ihr auf der Suche nach einem geeigneter Lösung für die interne Kommunikation? Wir beraten und evaluieren passende Software-Lösungen – auf euer Unternehmen und die Wünsche zugeschnitten.

Eine Übersicht des Vergleichs kann hier heruntergeladen werden:

«Während der Pausen wird mehr gesagt als im Meeting»

~ Damaris Wieser (deutsche Lyrikerin und Dichterin)