Tools und Tipps für eine effiziente Kommunikation unternehmensintern

Bei uns im Agenturalltag dreht sich alles um Kommunikation, egal ob wir Online-Marketing– oder Social-Media-Kampagnen managen oder Webseiten oder Apps designen. Letztendlich sollen Unternehmen mit unseren für sie umgesetzten Massnahmen mit Kundinnen und Interessenten ins virtuelle Gespräch kommen. Doch genauso wichtig ist die interne Kommunikation, also der Informationsaustausch zwischen Management und Mitarbeitenden und der Mitarbeitenden untereinander, und zwar unabhängig davon, wie gross ein Unternehmen ist. Im Folgenden findet ihr Vorschläge für Tools für eine effiziente und ans digitale Zeitalter angepasste interne Kommunikation.

Natürlich geht nichts über den persönlichen Austausch, der häufig auch zielführender ist, als das Hin und Her, das bei der online-Kommunikation gerne mal «ausarten» kann. Doch in diesem Beitrag geht’s nur um die online-Kommunikation und um Tipps, wie diese effizient und zielgerichtet geführt werden kann.

Interne Kommunikation: Transparenz ist das A und O

«Man kann nicht nicht kommunizieren», das wissen wir spätestens seit Paul Watzlawick. Eine offene und klare Kommunikation verhindert Missverständnisse, Leerläufe und rote Köpfe. Transparente Kommunikation, an die sich alle jederzeit halten sollten, schafft Vertrauen und zeugt von Professionalität. Um möglichst einfach möglichst viele Leute zu erreichen, eigenen sich online-Tools natürlich insbesondere. Doch auch der Austausch zwischen zwei Personen kann online manchmal effizienter sein als face-to-face.

Tools für die interne Kommunikation

1. Intranet

Das Intranet ist eine fast schon klassische Plattform für die interne Kommunikation. Das Intranet wird zwar über den Internet-Browser aufgerufen, es ist aber nur passwortgeschützt zugänglich und wird in der Regel auch nicht getrackt. Ein Intranet aufzubauen lohnt sich für grosse Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, die eine zentrale Informationsstelle benötigen. Häufig ist eine bestimmte Person aus der Kommunikationsabteilung für die Bewirtschaftung des Intranets zuständig, es können aber beispielsweise auch einzelne Teamseiten angelegt werden und von diesen unterhalten werden.

Ein grosser Vorteil des Intranets ist, dass sich sehr viele Navigations- und Subnavigationspunkte erstellen lassen, sodass eigentlich alle Informationen aus der Unternehmensorganisation aufgeschaltet und kommuniziert werden können. Auch Formulare, Bilder etc. können hinterlegt werden, sodass das Intranet gleichzeitig als interne Datenbank fungiert.  Zudem lassen sich Links für entsprechende Informationen ganz einfach teilen.

2. Slack

Dieses Tool ist mittlerweile relativ beliebt. Es kann sowohl für grosse Unternehmen als auch für kleine Teams effizient eingesetzt werden. Es ist auch als App verfügbar und so auf allen Devices verwendbar. Slack bietet die Möglichkeit für private Chats, aber auch – und dafür ist es besonders geeignet – für Chats von Arbeitsgruppen, die etwa nicht im selben Team sind oder die auf einen regelmässigen Austausch angewiesen sind, denen aber die Zeit für Meetings fehlt. Slack ist in solchen Fällen sehr viel wirtschaftlicher als E-Mails. Auch Dokumente lassen sich teilen, allerdings nicht direkt bearbeiten.

Theoretisch ist es auch möglich, sämtliche Mitarbeitende gleichzeitig über einen eigens dafür vorgesehenen Channel zu informieren. Allerdings geht die Message dann natürlich nur an jene Personen, die sich für Slack registriert haben und dann ausserdem diesem Channel beigetreten sind und diesen abonniert haben. Muss eine Info also zwingend alle erreichen, sollte auf ein anderes Instrument wie etwas das gute, alte E-Mail zurückgegriffen werden.

3. Yammer

Yammer gehört seit 2012 zu Microsoft und ist Teil von Microsoft Office 365. Gut eignet sich Yammer für kleinere Firmen. Über die Plattform können rasch und einfach Informationen mit dem gesamten Unternehmen geteilt werden. Zudem können Gruppen für einzelne Teams oder für spezifische Informationen gebildet werden. Diese Gruppen sind entweder öffentlich zugänglich oder privat und nur für Mitglieder einsehbar. Auch Konversationen zwischen einzelnen Teammitgliedern sind möglich. Bei jedem (öffentlich) geposteten Beitrag gibt es eine Like- und Kommentarfunktion.

Ein entscheidender Vorteil von Yammer: Durch seine Zugehörigkeit zu Microsoft kann es gut und einfach mit den anderen Microsoft-Programmen verknüpft werden. Zudem lassen sich auch externe Personen hinzufügen, etwa Kunden oder Lieferanten, die an für sie relevanten Konversationen teilnehmen können.

4. Skype for Business

Skype kennen wir wohl alle. Viele von uns dürften es ursprünglich zum Telefonieren mit Freunden und Familie im Ausland geschätzt und genutzt haben. Mit der speziell auf die Bedürfnisse von Firmen ausgerichteten Business-Version ist telefonieren natürlich auch möglich, doch auch noch sehr viel mehr – zum Beispiel chatten, Screen Sharing oder online-Meetings. Auch Skype for Business ist ein Microsoft Produkt und in Microsoft Outlook integriert, sodass die Kontakte aus E-Mail und Skype übertragen werden. Sehr praktisch daran ist, dass nun via Skype die Kontaktdaten sämtlicher in der Firma beschäftigten Personen abgerufen können. Ausserdem wird in Skype angezeigt, ob jemand verfügbar ist oder nicht, auch Abwesenheitsmeldungen aus dem Outlook werden eingeblendet.

Nichts desto trotz eignet sich auch Skype for Business nach wie vor hauptsächlich für den mündlichen Austausch. Die Enterprise Version ist kostenpflichtig, es gibt allerdings eine Gratisversion für kleine Firmen mit bis zu 25 Mitarbeitenden.

5. Threema

Bei Threema handelt es sich um eine in der Schweiz entwickelte Instant-Messaging-App. Wie mit Threema intern effizient kommuniziert werden kann und warum sich die Implementierung dieses Dienstes ausserdem lohnt, erfahrt ihr in diesem Blogpost.