Firmeninternes Internet: Das Intranet

Was die Website für eure Kunden ist, ist das Intranet für eure Mitarbeitenden. Hier finden sich alle wichtigen Informationen über das Unternehmen: Vom Organigramm zur Spesenabrechnung bis hin zu den Fotos vom letzten Firmen-Event. Klar ist, dass ein Intranet nicht von heute auf morgen erstellt werden kann. Lest im folgenden Beitrag, worauf ihr achten müsst, wenn ihr ein Intranet plant.

Individuelles Intranet
Eines vorab: Es gibt nicht DAS Intranet. Jedes Unternehmen muss für sich herausfinden, was Sinn und Zweck sowie die Ansprüche an ihr Intranet sind. Geht es darum, Entwicklungen des Unternehmens intern zu kommunizieren? Sollen die Mitarbeitenden via Intranet über Neuzugänge informiert werden? Oder soll in erster Linie ein kollaborativer, digitaler Arbeitsort geschaffen werden? Macht euch im Vorfeld Gedanken über den Zweck eures Intranets. Je nach Bedürfnis der Mitarbeitenden und User leitet ihr anschliessend die Strategie und Ziele des Intranets ab.

Bewirtschaftetes Intranet
Stellt ein Team zusammen, das sich um das Intranet kümmert. Dieses eruiert die Bedürfnisse der zukünftigen Intranet-Nutzer und sorgt für eine gute Usability. Als effiziente und kostengünstige Methoden eignen sich dafür Prototypen und User-Tests. Dadurch findet ihr schnell raus, ob eine intuitive Bedienung des Intranets möglich ist und wo allenfalls noch Schwachpunkte zu beheben sind. Die Verantwortlichen sollen das Intranet aber nicht nur planen und umsetzen, sondern auch sicherstellen, dass es anschliessend auch bewirtschaftet wird, d.h. die technische und inhaltliche Weiterentwicklung des Intranets übernehmen (s. Abschnitt Aktuelles Intranet).

Funktionales Intranet
Erst wenn ihr eure Anforderungen an das Intranet kennt, könnt ihr das passende CMS (Content Management System) wählen. Da es wohl kein CMS gibt, das sämtliche Bedürfnisse vollständig erfüllt, müsst ihr einen Themenschwerpunkt setzen und das dafür optimale CMS wählen. Je nachdem, ob ihr ein Social Intranet (kollaborativer Austausch durch Wikis, Foren und Blogs) oder ein Kernintranet (Informationen über die Firmengeschehnisse) wollt, bietet sich natürlich ein anderes CMS an.

Aktuelles Intranet
Ist das Intranet gelauncht, ist noch lange nicht fertig: Denn ein gutes Intranet ist ein aktuelles Intranet. Sorgt dafür, dass ständig neuer und spannender Content im Intranet erscheint. Alte Inhalte müssen archiviert werden – aber so, dass sie jederzeit wieder auffindbar sind. Dafür ist ein strukturiertes Kategorien- resp. Metadatensystem nötig. Filter und Suchfunktionen helfen den Mitarbeitenden, ältere Informationen oder Beiträge rasch zu finden.

Vor allem grössere Firmen nutzen ein Intranet, denn es bietet viele Vorteile: Es steigert die Produktivität und Effektivität der Mitarbeitenden, reduziert interne Kosten und sichert das Wissen der Angestellten. Euer Unternehmen ist zu klein, sodass sich ein Intranet nicht lohnt? In diesem Blogbeitrag erfahrt ihr, welche Intranet-Alternativen existieren.