Redaktionsplanungs-Tools – hot or not?

Aus professioneller Sicht ist es das A und O, den Content, der im Internet ausgespielt werden soll, im Voraus zu planen. Dabei hilft ein klar strukturierter Redaktionsplan – am besten pro Channel ein eigener Plan mit mehreren Ebenen. Dafür gibt es einige Tools, die einem die Arbeit etwas erleichtern sollen. Hier findet ihr ein paar Beispiele.

Zuerst ganz grundsätzlich: Ein Redaktionsplan hilft dabei, die Qualität des Contents sowie die Arbeitseffizienz zu steigern. Zudem behält man damit immer die Übersicht darüber, was noch zu tun ist und bei welchen Punkten man möglicherweise Unterstützung braucht. Gerade wenn mehrere Personen mit einem Plan arbeiten sollen können, hilft ein Tool, das den zeitgleichen mehrfachen Zugriff bzw. die zeitgleiche mehrfache Bearbeitung erlaubt.

1. Redaktionsplanungs-Tool: Trello

Trello ist webbasiert und hat sich schon vielerorts als Arbeitsinstrument bzw. Planungstool etabliert. Auf dem Trello Board, das quasi der Hauptseite entspricht, können verschiedene Kärtchen für jeden Task erstellt, kategorisiert und priorisiert werden.

Vorteile von Trello

• Das Tool dient sowohl als Planungsinstrument für die eigenen Tasks sowie für Aufgaben in ganzen Teams. Per Mail werden die Teammitglieder informiert, wenn eine neue Aufgabe zugeteilt wird oder eine Deadline ausläuft.
• Trello bietet relativ grossen Spielraum für die Gestaltung der Planung. Auf den Boards können Listen und Kärtchen erstellt und flexibel bearbeitet werden. Verschiedenen To Do’s können verschiedene Farben (Labels) und Prioritäten zugewiesen werden.
• Checklisten erstellen, Dateien anhängen, Aufgaben zuweisen, kommentieren, terminieren – alles kein Problem mit Trello. Google Docs und Evernote können verknüpft werden und alle Teammitglieder können am selben Dokument arbeiten.
• Für verschiedene Themen (oder Channels) können mehrere Boards erstellt werden.
• Integriert ist eine Kalenderansicht, die alle Tasks entsprechend ihrer Terminierung auflistet.
• Trello ist auch als App für iOs, Android und Windows verfügbar.

Nachteile von Trello

• Die Erstellung der Trello Boards muss strukturiert angegangen werden, damit es übersichtlich bleibt.
• Es ist nicht möglich, auf die Boards in einem «View-Modus» zuzugreifen. Nur hinzugefügte Mitglieder können den Plan einsehen.

2. Redaktionsplanungs-Tool: Desk-Net

Dieses Tool ermöglicht eine umfassende Koordination der Projekte: Themenplanung, Aufgabenmanagement, Teamkoordination, Terminmanagement und Integration der im Tool geplanten und verfassten Inhalte ins CMS.

Vorteile von Desk-Net

• Desk-Net eignet sich gut, um die Inhaltsplanung für verschiedene Medien – etwa Newsletter, Social Media, Webseite und Print – zu planen. Je nach Medium können die Themenlisten anders aufbereitet und sortiert werden (zum Beispiel nach Datum, nach Thema oder nach Aufgabe).
• Das Tool bietet eine Filterfunktion für die Themenlisten.
• Eingeschränkte Zugriffe durch andere Teammitglieder, die zum Beispiel nicht Teil des Projektteams sind, sind möglich.
• Termine, die per Mail gesendet werden, können in Desk-Net integriert und geplant werden.
• Aufgaben können sowohl internen wie externen Mitarbeitenden zugewiesen werden. Das Tool zeigt die Verfügbarkeiten bzw. Anwesenheiten der entsprechenden Personen an.

Nachteile von Desk-Net

• Das Tool ist kostenpflichtig. Es existiert keine (reduzierte) Gratisversion.
• Desk-Net eignet sich vor allem für Nachrichtenredaktionen und Verlage. Für andere Branchen gibt es bis anhin noch wenige Referenzen.

3. Redaktionsplanungs-Tool: Asana

Die webbasierte Lösung ist auf komplexere Projekte mit verschiedenen Zuständigkeiten und Aufgaben ausgerichtet. Das Tool eignet sich allerdings nicht nur für die Planung, sondern bietet auch gute Möglichkeiten, sich mit den am Projekt beteiligten Personen direkt auszutauschen.

Vorteile von Asana

• Sowohl interne wie externe Mitarbeitende können zum Tool hinzugefügt werden.
• Es können mehrere Projekte erfasst und innerhalb der Gesamtprojekte verschiedene Aufgaben und Abschnitte hinzugefügt werden. Dies ermöglicht es, die Aufgaben detailliert zu unterteilen und zuzuweisen.
• Der Kalender zeigt an, welche Tasks wann anstehen. Zudem gibt’s eine Zeitleiste, die eine zusätzliche Übersicht bietet und genau anzeigt, wo im Projekt man sich aktuell befindet.
• Über die Kommentarfunktion können die Mitglieder miteinander kommunizieren. In der Regel bekommt die entsprechende Person bei einer Erwähnung ein E-Mail (wenn sie dies wollen).
• Asana bietet einen privaten Modus mit Zugriffsbeschränkungen an.
• Es stehen sehr viele Kategorien und Funktionen zur Verfügung.

Nachteile von Asana

• Aufgrund der diversen Zusatzfeatures braucht es etwas Zeit, bis man mit dem Tool klarkommt.
• Das Tool eignet sich nicht unbedingt für die blosse Redaktions- und Contentplanung, sondern bietet sich mehr als Projektmanagement-Instrument an.

4. Old but gold: Excel / Google Spreadsheet

Je nach Projekt reicht es nach wie vor, eine Excel-Liste mit verschiedenen Tabellen zu machen. Sie eignet sich insbesondere, wenn nur wenige Personen mit dem Plan arbeiten, bzw. Einsicht in den Plan brauchen. Die Vorteile beim Excel sind die Suchfunktion sowie die Tatsache, dass auch problemlos offline damit gearbeitet werden kann.

Aber: Excel ist für viele ein Buch mit sieben Siegeln. Da bleibt nur, auf eine Excel-Vorlage für die Redaktionsplanung zurückzugreifen oder sich für eines der oben genannten Tools zu entscheiden.

Alternativ oder eher ergänzend dazu gibt es Google Spreadsheet, das mit Excel kompatibel ist. Auch damit lassen sich Tabellen erstellen, die ausserdem leicht mit anderen Teammitgliedern geteilt werden können. Das ist ein grosser Vorteil, weil nicht jeder für jede Änderung ein neues Dokument anlegen muss. Zudem wird die Speicherung automatisch vollzogen. Ein weiterer Pluspunkt: Über das Google-Konto kann orts- und geräteunabhängig auf das Dokument zugegriffen werden.