Astrid Köhli als #Womanofaction, portraitiert by xeit. Die Sportliche HR-Teamleaderin von VIU über die Vielfalt von Tools und die Wichtigkeit von Social Media im HR.

Astrid und ich sind gemeinsam in Langenthal aufgewachsen, haben zusammen in Luzern studiert und haben gemeinsam in Zürich die Berufswelt kennengelernt. Zwar haben wir uns in unterschiedlichen Branchen weiterentwickelt, doch der Austausch auch über den Job findet noch täglich statt 😊

Astrid hat vor 7 Jahren bei VIU gestartet, damals war das heute internationale Unternehmen noch klein und hatte nur fünf Mitarbeitende. Zuerst war der Job nur als eine Zwischenlösung gedacht. Das schnell wachsende Start-up hatte aber ziemlich schnell viele spannende Projekte und Astrid hat ihre Leidenschaft fürs Thema HR entdeckt und konnte in den 7 Jahren ziemlich viel aufbauen. Dadurch dass das Unternehmen auch international aufgestellt ist und das Thema HR immer relevanter wurde, wurde auch ihr Job laufend angepasst und Astrid konnte sich weiterentwickeln. Vielen lieben Dank, dass du heute meine Interviewpartnerin bei der Serie #Womenofaction bist.

Wie startest du in den Tag?

Bevor ich zum starken Espresso greife, fängt mein Tag mit meiner Spotify-Playlist an. Sobald der Kaffee getrunken ist mache ich eine kurze Sport Einheit, entweder mit Yoga oder einem Pamela Reif Video. Ausser Donnerstags, da mache ich im Sportprogramm von VIU (Viulethics) mit, dass ist ein Online Workout über Zoom.

Anschliessend beginnt der Arbeitstag. Bei der Arbeit schaue ich zuerst in den Kalender welche Termine anstehen, öffne Slack, unseren internen Chat, schaue auf meine Tasks im Asana, nicht zu vergessen die E-Mails und schon geht’s ins erste Meeting.

Was sind unverzichtbare Tools in deinem Alltag?

Tools zum Kommunizieren wie Google Hangouts und Zoom. Die Tools wurden zwar auch schon vor Corona viel genutzt, da unser Team international verteilt ist. Jetzt nutzen wir diese aber noch stärker. Als Firmenchat nutzen wir Slack. Slack ist für dringende Angelegenheiten die rasch gelöst werden können oder einfach für den Austausch mit Kollegen. Mail für wichtigere Themen und Dokumente.

Asana nutzen wir als Projektmanagement Tool. Neben den HR spezifischen Tools sind wir im Recruiting auf Instagram, Facebook, LinkedIn und Xing unterwegs.

Braucht ihr noch das klassische Telefon? Oder wird nur noch «gezoomt»?

Ja, ich brauche das klassische Telefon tatsächlich noch. Durch Corona noch stärker als vorher.  Hierzu gehören Calls aus den Stores betreffend Corona (z.B. positiver Test). Sonstige Themen werden vor allem online besprochen.

Wie geht ihr mit dem Thema Kamera um? Wird diese immer eingeschaltet?

Wir haben keine klare Policy dazu aber in der Regel machen wir alle die Kamera an, weil der Austausch so etwas persönlicher und einfacher ist. Ausser in grossen Meetings mit vielen Leuten, wenn man keine aktive Rolle im Meeting hat, kann man gut ohne Kamera teilnehmen.

Welche Schwierigkeiten bringen die verschiedenen Tools?

Grundsätzlich ist jedes Tool an sich sehr wertvoll. Dass wir mit Slack, Asana und Mail drei Kommunikationskanäle haben, macht es aber die Kommunikation nicht immer einfacher weil es für Verwirrung sorgen kann, wann jetzt welcher Kanal genutzt wird. Wir haben klare Regeln dafür aber das muss natürlich erst noch jeder verstehen.

Wie wichtig ist Social Media bei deinem Job?

Ist immer wichtiger geworden. Vor allem im Employer Branding und Recruiting ist Social Media sehr wichtig. Junge Mitarbeitende sprechen wir vor allem via Instagram an. Diese Generation möchte gerne bei einem coolen Arbeitgeber arbeiten und sie sucht mehr nach der «Sinnerfüllung». Instagram wird natürlich fürs Employer Branding aber auch fürs Recruiting eingesetzt.

 Jedoch können wir nicht alle Stellen mit Job Ads via Social Media abdecken. Differenzierung ist hier sehr wichtig, je nach Job müssen andere Kanäle verwendet werden.

Gemäss unserer jährlich durchgeführten Social Media Studie, nimmt die Nutzung von xing in der Schweiz immer mehr ab. Nutzt du die Plattform noch?

Ja da hast du Recht, Xing haben wir lange nicht mehr stark genutzt. Ist aber wieder wichtiger geworden und wir nutzen Xing wieder stärker. Xing hat sehr aufgeholt was die DACH Regionen angeht.

Vor allem weil Xing verknüpft ist mit Kununu. Kununu ist als Arbeitgeber eine sehr wichtige Plattform. Kununu wird oft von Leuten genutzt die sich im Bewerbungsverfahren befinden, man will zu einem guten und attraktiven Arbeitgeber, da checkt man gern erst die Bewertungen vom potentiellen Arbeitgeber. Auf Xing positionierst du dich als Arbeitgeber, über Kununu holst du Referenzen der Mitarbeiter ein. Zudem suchen wir bei VIU spezifisch Augenoptiker an. Auf Xing gibt es doppelt so viele Optiker Profile wie auf LinkedIn.

Macht ihr etwas um auf Kununu attraktiv zu sein? Pushen? Monitoring?

Wir versuchen ein guter Arbeitgeber zu sein – so dass wir die entsprechenden Referenzen erhalten. Wir fragen unsere Mitarbeiter, ob sie einen Eintrag machen können. Ob der dann gut ist oder nicht sehen wir dann. Bei schlechten Bewertungen reagieren wir auch darauf. Ich denke es ist das wichtigste, dass man das als was man sich verkauft auch tatsächlich lebt und transparent ist und auf die Verbesserungswünsche der Mitarbeiter eingeht.

LinkedIn somit nicht relevant?

LinkedIn ist absolut relevant, nur schon das Arbeitgeber Profil und die für Stellenausschreibung aber natürlich auch um das Netzwerk zu pflegen. Wir nutzten zudem LinkedIn Learning.

LinkedIn Learning? Wie wird dies genutzt?

Ist cool wenn du Inhaus keine Ressourcen hast – LinkedIn Learning bietet gute Sessions und Unterlagen an und kann von allen individuell genutzt werden. Es kommt auch sehr gut an und ist sehr beliebt. Spannende Themen werden dabei angesprochen und es bietet einem Werkzeuge für Themen rund um Leadership.

Wie hat sich deiner Meinung nach die HR-Branche in den letzten Jahren entwickelt?

Da kommt es stark auf das Unternehmen an. Es gibt Unternehmen die haben eine rein administrative Abteilung, der Trend geht aber schon dahin, dass dies geändert werden will. Bei uns heisst die HR-Abteilung zB People & Culture Team. Uns ist es wichtig, dass die HR-Abteilung nicht eine rein Administrative Abteilung ist. Themen wie Teamkultur, Company Values, Diversity, Mitarbeiterentwicklung etc. sind wichtige Themen.

Ein Tag ohne ….. (FB, Insta usw.) geht nicht. Wieso?

Für mich privat absolut Spotify. Ich stehe auf mit Musik und geh mit Musik wieder schlafen – ein Muss! Ohne Musik geht gar nichts.

Spotify Free oder Premium?

Definitiv Premium 😊

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Fragen aus dem Publikum, anlässlich der Interview Durchführung auf Clubhouse

Welchen Social Media Tipp gibst du Arbeitssuchenden?

Gute Frage – Grundsätzlich kommt es auf die Branche darauf an. Aber sicherlich, dass das LinkedIn Profil gepflegt wird, ein aktuelles Foto hat, das kein Bad Selfie ist oder Partyfoto ist.

Sei selbstbewusst und zeig was du kannst, aber bleib ehrlich und übertreib nicht.

Überleg dir was du auf Facebook und Instagram öffentlich zugänglich machen willst, falls diese Kanäle von Recruitern gechecked werden.

Wichtig ist auch, wenn man auf LinkedIn angeschrieben wird, dass man rasch zurückschreibt und unkompliziert einen Termin findet.

Wie viel vom alten Mechanismus ist im HR noch drin? Ist das Bewerbungsschreiben noch nötig? Digitale Persönlichkeit?

Hier wird sich das Recruiting mit dem Teamlead schauen was ihnen wichtig ist und was nicht. Ich persönlich bin kein Fan von Motivationsschreiben, für eine Stelle die ich vor kurzem zu besetzten hatte, habe ich auf ein Motivationsschreiben verzichtet. Ich finde man erfährt viel mehr von einer Person am ersten Gespräch als über das Schreiben, aber das ist meine Meinung.

Auf was achtet ihr wenn ihr jemanden über LinkedIn anschreibt oder ihr Profil anschaut – die Tools oder mehr den Werdegang etc??

Es kommt stark auf die Stelle an. Z.B bei den Optikern schauen wir mehr wo die Person schon gearbeitet hat, wie lange sie dort gearbeitet hat etc. Jedoch im IT achten wir uns stark auf die Tools, mit welchen Systemen sie schon gearbeitet haben. So kann der Recruiter auch abhacken was der Manager an Voraussetzungen aufgezählt hat.