Teamwork ohne E-Mail

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Asana wird eine ruhende Körperstellung im Yoga genannt. Auch ein kollaboratives Projektmanagement-Tool nennt sich Asana und ermöglicht Teamwork ohne E-Mail. Und genau für dieses Tool möchte ich meine Faszination in den Tag rufen, nachdem ich die ersten Erfahrungen damit gemacht habe. Eine Art Yoga für die perfekte Projekt-Balance.

Die Geschichte von Asana

Asana wurde im Jahr 2008 von Dustin Moskovitz, Mitbegründer von Facebook und Justin Rosenstein, ehemals Ingenieur bei Facebook, gegründet. Sie beide waren bei Facebook damit beschäftigt, die Produktivität und interne Organisation der Facebook-Mitarbeiter zu optimieren. Und widmeten sich dann ab 2008 voll und ganz diesem Unternehmen. Die Betaversion von Asana wurde offiziell im November 2011 gelauncht. Mittlerweile wird der Webdienst auch bei Startups wie Dropbox oder Pinterest verwendet.

Was kann Asana, welches sind die Stärken und Schwächen?

Asana ist ein Tool für Aufgaben- und Projektmanagement für Teams. Es ist sehr intuitiv zu bedienen, sowohl auf dem Desktop wie auch übers Mobile.

Die Funktionen sind sehr umfangreich und passen für ein Projektmanagement im Team ganz gut. Es ist möglich Projekte und Aufgaben anzulegen, Teammitglieder zuzuweisen und innerhalb der Aufgaben mit Chat zu kommunizieren oder auch Dateien einzufügen.

Nachfolgend ein paar Stärken und Schwächen zu Asana, die ich auf dem Netz entdeckt habe und die ich nach eigener Anwendung des Tools auch bestätigen kann:

Die Stärken von Asana:

• Asana bietet Workspaces – Team-Projekte und persönliche Bereiche werden getrennt. Zu jeder Aufgabe und jedem Projekt lassen sich Personen zuordnen
• Asana verfügt über ein intuitives Interface mit Drag and Drop-Funktion und Shortcuts. Mittels Klick der Enter-Taste entsteht ein neuer Task. Der Doppelpunkt erstellt einen neuen Meilenstein – die anderen Tasks werden dadurch zu Subtasks. Mit der Delete-Taste wird die gewählte Aufgabe gelöscht
• Asana verfügt über einen Aufgaben-Kalender und löst Erinnerungs-E-Mails aus
• Kommentarfunktion für Teammitglieder mit Chat-Charakter
• Es können beliebige Datei-Anhänge eingefügt werden von Dropbox, Box, Google Drive oder vom Computer
• Grundsätzlich sind Projekte in jeder Grössenordnung umsetzbar und es können bis zu 100 Teammitglieder und mehr teilnehmen. Von einfacher Aufgabenverwaltung bis komplexem CRM-System ist fast alles möglich
• Asana ist System-unabhängig, da es eine reine aber stabile Browseranwendung ist
• Bis zu 15 Teammitglieder sind auf Asana kostenlos

Die Schwächen von Asana:

• Asana kann nicht ins Outlook integriert werden
• Asana verfügt über keine Offline Mode der Desktop App – was beispielsweise bei Geschäftsreisen nicht gut ist
• Die Aufgaben auf Asana müssen immer Personen zugewiesen werden, auch sich selbst – Aufgaben können so schon mal übersehen werden
• Asana löst keine SMS oder PushUp-Erinnerungen aus
• Es sind keine Uhrzeiten für die Tasks verfügbar
• Es ist keine Zeitschätzung vorab möglich
• Es sind keine ortsbezogenen Angaben möglich
• Asana verfügt über keine reguläre Inbox. Die Inbox von Asana enthält nur Benachrichtigungen und E-Mails
• Listen können nur ausgewählten Mitgliedern, nicht aber der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden

Ein paar Tipps zur Arbeit mit Asana:

Sieht man sich in Foren und Fachblogs um ist leicht festzustellen, dass Asana mehrheitlich positiv bewertet wird. Die Arbeit mit Asana ist sehr intuitiv, Tricks hat man sich schnell angeeignet, hier noch ein paar Tipps:

Formatierung von Texten:
Die Texte lassen sich einfach mit Tastaturkürzeln formatieren, was eine gute Übersicht schafft. Die Asana-Tastaturkürzel findet ihr hier.

Navigation mit Shortcuts:
Asana verfügt bei der Navigation in der Oberfläche über mehrere Shortcuts. So unterstützt Asana auch Copy & Paste – eine Liste aus einem Dokument kann beispielsweise direkt zu einer Aufgabe gemacht werden, indem man die Liste in Asana kopiert.

Chrome-Extension:
Aus jeder beliebigen Website lassen sich Tickets erstellen. Hierzu benötigt man die Browser-Extension von Asana.

Suche:
Die Suche ist ein grosses Feature in Asana. Es kann eine komplexe Suche zusammengestellt werden und mit Stern-Symbol lässt sich die Suche auch speichern.

Projektmanagement der Zukunft

Eng mit der Arbeitswelt der Zukunft ist auch das Projektmanagement der Zukunft verbunden. Dies ist auch die eindeutige Meinung in Fachblogs. Nachfolgende Übersicht, die Begriffe der Arbeitswelt der Zukunft zeigt, kann durchaus auch für das Projektmanagement der Zukunft genutzt werden.

Bildqelle: pm-blog.com

Fazit

• Projektmanagement hat vielleicht noch nie so viel Spass gemacht wie mit Asana – so überrascht es auch nicht, dass die Gründer von Asana Ihre Wurzeln bei Facebook haben

• Asana gibt es bis jetzt nur in Englisch. Dank der guten Hilfen und der übersichtlichen Optik ist das aber überhaupt kein Problem, die Bedienung sehr intuitiv und eine Version in Deutsch eigentlich gar nicht notwendig
• Usability und User Experience sind ausgezeichnet
• Die Suchfunktion ermöglicht es allen Mitarbeitern mithilfe von Stichworten bestimmte Projekte oder Aufgaben ausfindig zu machen was zu Öffentlichkeit führt – wogegen E-Mails nicht ansatzweise öffentlich sind und eher der internen Absprache dienen
• Mal richtig aufgegleist, erledigen sich die Projekte sozusagen von alleine
• Störend ist die beschränkte Aufgabensortierung über die Projekte hinweg, eine wichtige Funktion im Praxisalltag
• Was nicht ist wird bestimmt noch

Wie sind eure Erfahrungen mit Asana? Kennt Ihr ein vergleichbares Tool, das Ihr empfehlen könnt?