Byebye Arbeit: hallo «dolce far niente» – so bereitest du die Ferienübergabe vor

Immer näher rücken sie, die verdienten Ferien. Jetzt im Sommer ist Hochsaison für Ferienwütige. Und so sehr sich der Feriennehmer freut, so ist es manchmal ein Graus für jeden zurückgebliebenen Mitarbeiter. Nicht wegen Mehrarbeit, meist wegen ungenügender Ferienübergabe der Tasks. Unten lesen Sie, wie die Übergabe klappen kann.

«Hey Jana, konntest du das Reporting für Emily schon machen? Sie ist ja in den Ferien und du sollst sie vertreten.» Jana steht plötzlich der Angstschweiss auf der Stirn – hatte sie was vergessen, oder hatte Emily einfach vergessen ihr eine Übergabe zu machen? So oder so. Die Arbeit muss weiter gehen, aber mit Vorwarnung und Übergabe ist das für Feriengänger und Zurückgebliebene stressfreier und zeiteffizienter und verhindert ebenfalls etwaige Nachrichten von der Firma am Handy.

Einige Wochen vor Feriendatum

• Planung der Tasks und Absprache mit Leitung
• Vertretungen für Projekte suchen

Zwei Wochen vor Feriendatum

• Notizen für Aufgaben und Projekte beginnen
• Stellvertreter einarbeiten
• Kollegen, Kunden, Ansprechpartner informieren
• Termine die in die Ferienzeit fallen umorganisieren oder absagen

Kurz vor Ferienstart

• Bestehendes erledigen und nichts Neues starten
• To-Do-Liste mit allen Infos für die Vertretung schreiben
• Aufgaben übergeben
• Passwörter übergeben und Accountzugriffe erteilen
• Abwesenheitsnotiz im Mail aktivieren
• Optional: Nettes Abschiedsmail an die Kollegen
• Bei Arbeit vor Ort: Geräte und Strom ausschalten nicht vergessen

Nach den Ferien

• Meetings nicht gleich in den ersten Tagen danach einplanen
• Sich über Stand der Projekte und Arbeit informieren
• Abwesenheitsnotiz deaktivieren

Erledigungs- und To-Do-Listen-Tools

Und dass keine Verwirrung schon vor dem Ferienstart aufkommt, können Task Management Softwares helfen, die Planung von A bis Z zu organisieren. Denn «Aufgabenverwaltung ist mehr als eine To-Do-Liste zur Aufgabenverwaltung», so wie Asana auf seiner Webseite titelt. «Es bedeutet von Anfang bis Ende zu verfolgen, Unteraufgaben zu delegieren und Fristen zu setzen, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich fertiggestellt werden.», schreibt Asana zudem. Klingt so, als ob man nicht mehr ohne so ein Tool auskommen will. Nicht umsonst sind solche Tools einer der digitalen Trends 2021.

Einige der grössten Player sind hier wohl:

www.clickup.com

www.monday.com

www.asana.com

www.teamhood.com (Nur Cloud)

www.sharesuite.com (Nur Mobile und Cloud)

Fazit

Ferien hat sich jeder verdient. Aber nicht nur die Ferien müssen gut geplant sei, sondern auch die Arbeit in der Abwesenheit. Nicht, dass die Entspannung schon nach den Ferien gleich verflogen ist.